Wyciąg z Procedury whistleblowing

Od 25 września 2024 roku w Idea Fleet SA (spółka) obowiązuje procedura, która określa zasady i tryb zgłaszania zidentyfikowanych naruszeń prawa w spółce.

Kim jest sygnalista

Sygnalistą jest każdy kto zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą/wykonywaną usługą. Jesteś sygnalistą jeżeli dokonałeś zgłoszenia i

• jesteś pracownikiem lub byłym pracownikiem spółki  niezależnie od podstawy zatrudnienia: umowa o pracę, umowa cywilnoprawna b2b lub
• jesteś wolontariuszem, stażystą lub wykonujesz w spółce praktyki lub
• jesteś członkiem struktur korporacyjnych spółki jej udziałowcem, prokurentem lub
• jesteś osobą świadczącą usługi na rzecz spółki lub
• jesteś osobą świadczącą pracę na rzecz zewnętrznych współpracowników spółki, czyli partnerów, wykonawców, podwykonawców czy dostawców naszej spółki, niezależnie od formy zatrudnienia lub sam jesteś współpracownikiem nie zatrudniającym pracowników
• uczestniczysz w procesie rekrutacji przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnieniem funkcji w strukturach korporacyjnych spółki lub na rzecz spółki.

Czym jest i czego może dotyczyć naruszenie

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Jak możesz dokonać zgłoszenia

Naruszenie możesz zgłaszać imiennie lub anonimowo.  Możesz:

1. napisać do Prezesa Zarządu list na adres siedziby, na kopercie należy umieścić dopisek "do rąk własnych Prezesa Zarządu" albo
2. napisać na dedykowany adres mailowy: sygnalista@idea-fleet.pl albo
3. przy pomocy powyższych narzędzi możesz poprosić o bezpośrednie spotkanie; wówczas zostanie ono zorganizowane w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego zgłoszenia.
4. Zgłoszenia dotyczące Członków Zarządu sygnalista dokonuje bezpośrednio do rady nadzorczej spółki wyłącznie listownie na adres siedziby spółki z dopiskiem „Zgłoszenie whistleblowing do rąk własnych Rady Nadzorczej”.

Co napisać w zgłoszeniu wewnętrznym

Ważne jest, abyś dokonując zgłoszenia wewnętrznego podał komisji, jak najwięcej szczegółów i przez to jak najwięcej dowodów. Im więcej informacji otrzyma komisja, tym bardziej wnikliwie będzie mogła zbadać zgłoszenie naruszenia. Dlatego postaraj się opisać naruszenie wskazując między innymi:

• nazwę jednostki organizacyjnej której zgłoszenie dotyczy,
• konkretny, przybliżony termin wystąpienia naruszenia lub okres, w którym naruszenie trwało,
• opis nieprawidłowości i okoliczności w jakich do nich doszło,
• wskazanie danych osób mogących pomóc w wyjaśnieniu okoliczności zgłoszenia,
• dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości
• swój adres do kontaktu o ile chcesz, żeby wyznaczony pracownik lub komisja informowała Ciebie o przebiegu postępowania. Adresem do kontaktu, może być Twój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej 
  inne przydatne informacje.

Jakie masz gwarancje w związku z dokonanym zgłoszeniem

Spółka umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi. W spółce obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym, działań odwetowych, czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. 

W jaki sposób którego momentu będziesz podlegać ochronie?

Będziesz chroniony przed działaniami odwetowymi od momentu dokonania przez Ciebie zgłoszenia w ramach procedury.

Co się stanie z dokonanym przez Ciebie zgłoszeniem?

Zgłoszenie rozpatrzy bezstronna komisja, która po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym przedstawi wnioski końcowe i wyda rekomendacje, o ile uzna to za konieczne w celu eliminację stwierdzonych nieprawidłowości.

Jak chronimy wszystkie Twoje dane osobowe?

Wszystkie Twoje dane w szczególności, o których mowa w artykule 9 RODO będą chronione zgodnie z wymogami określonymi w przepisach RODO. Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać tylko

• jeśli będzie to niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązków prawnych administratora danych i do wykonania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej lub
• gdy będą one szczególnie istotne dla dobra prowadzonego przez Komisję postępowania wyjaśniającego zgłoszonej przez Ciebie sprawie
• tak długo jak to będzie konieczne do prawidłowego przeprowadzenia przez Komisję postępowania wyjaśniającego.